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Chi SiamoOrganizzazione ■ Amministrazione e Gestione

Amministrazione e Gestione

Il buon funzionamento della Fondazione è assicurato da un sistema amministrativo snello - in rapporto alle dimensioni e alla complessità dell’organizzazione - che cura sia gli aspetti gestionali sia i rapporti con il mondo scientifico.

Riportano al Direttore Scientifico:

L'Ufficio per l’Organizzazione della Ricerca è responsabile dei rapporti con le altre istituzioni scientifiche, della stipula di accordi e convenzioni, del coordinamento delle relazioni con i Dipartimenti, le Facilities e la rete dei Centri IIT. E’ responsabile della comunicazione tecnico scientifica e redige il materiale informativo relativo alle attività scientifiche. Collabora alla gestione dell’attività formativa, dei corsi e delle tesi e controlla le attività scientifiche in corso.

Nell’Ufficio per l’Organizzazione della Ricerca sono compresi:

  • Ufficio Progetti Grafici e Sito Web (Digital Unit) che implementa l'immagine grafica dei materiali informativi della Fondazione, sviluppa il software per la raccolta e l’elaborazione dei dati scientifici, gestisce il sito web e la Intranet dell’Istituto;
  • Ufficio Progetti che cura la gestione amministrativa e i piani di budget dei progetti finanziati dall'Unione Europea e da altre fonti.

La Direzione Trasferimento Tecnologico coordina le strategie e i processi di diffusione all’esterno delle competenze e dei risultati scientifici della Fondazione; è responsabile della valorizzazione della proprietà intellettuale dell’Istituto e delle attività di raccolta fondi; supporta la creazione di una rete nazionale e internazionale di imprese e investitori interessati all’utilizzo della proprietà intellettuale dell’IIT e assiste le unità di ricerca e i Centri IIT nell’ottenimento dei brevetti. Si articola in:

  • Ufficio Brevetti: valutazione di brevettabilità delle invenzioni; domande di brevetto; valutazione e gestione del portafoglio brevetti; reportistica brevettuale
  • Sfruttamento della Proprietà Intellettuale & Rapporti con l’Industria: mappatura delle tecnologie sviluppate internamente; negoziazione dei contratti di collaborazione con le imprese; centralizzazione e valutazione delle proposte di spin-off; valutazione tecnica ed economica del portafoglio brevetti.

La Direzione Risorse Umane e Organizzazione è composta da:

  • Ufficio Amministrazione del Personale: gestione dei contratti, delle retribuzioni e della fiscalità, degli adempimenti amministrativi di dipendenti e collaboratori; rapporti con enti previdenziali ed assicurativi; assistenza alla selezione del personale; all’emissione dei visti e al rinnovo dei permessi di soggiorno; aggiornamento del Codice del Personale e delle politiche delle Risorse Umane;
  • Ufficio Valutazioni e MBO: supporto allo sviluppo di politiche per il personale; assistenza alle funzioni nella gestione, nello sviluppo e nella motivazione delle persone; coordinamento della valutazione annuale dello staff; sviluppo e gestione dei percorsi di carriera; supporto alla definizione delle strutture organizzative funzionali e delle politiche di remunerazione;
  • Ufficio We Care: welcome e help desk; sportello estero; analisi e miglioramento del clima aziendale; conciliazione vita-lavoro; organizzazione di eventi ricreativi; creazione della rete di “IIT alumni”;
  • Ufficio Formazione e Sviluppo: analisi e sviluppo del modello di competenze; analisi delle esigenze formative; creazione di un catalogo di corsi di formazione.

L'Ufficio Tecnico coordina i progetti edili e di ristrutturazione delle sedi, monitorandone l'avanzamento; sovrintende alla sicurezza sul lavoro, ai servizi generali e alla manutenzione degli edifici; fornisce assistenza nell’allestimento di laboratori e facilities; assicura la manutenzione e il controllo tecnico degli impianti e del macchinario.

L’Ufficio Prevenzione, Protezione e Ambiente assicura il rispetto delle normative in materia di salute, sicurezza e igiene del lavoro; coordina i programmi di informazione e formazione di tutto lo staff della Fondazione e emette le procedure di controllo operativo.

Riportano al Direttore Generale:

La Direzione Amministrativa coordina lo svolgimento degli adempimenti contabili, civilistici e fiscali della Fondazione sia per la sede centrale sia per la rete dei Centri IIT. Si articola in:

  • Ufficio Ragioneria: gestione contabile e fiscale,
  • Ufficio Bilancio: predisposizione del bilancio
  • Ufficio Tesoreria: tesoreria operativa
  • Ufficio Patrimonio: gestione contabile e amministrativa del patrimonio tecnico e finanziario
  • Ufficio di Coordinamento Amministrativo dei Centri di Rete: coordinamento dei presidi amministrativi della rete dei Centri IIT e attività correlate.

La Direzione Acquisti gestisce le attività di approvvigionamento assicurando il rispetto del Codice degli Appalti e delle norme complementari applicabili alla Fondazione; ottimizza i processi di acquisto e i documenti contrattuali standard; individua le politiche di approvvigionamento delle varie unità e coordina i processi di acquisto dei dipartimenti e della rete di Centri IIT. E’ responsabile dell’implementazione del sistema di reportistica di controllo sugli acquisti e coordina il Magazzino Centrale di Genova. Comprende:

  • Ufficio Gare Contratti e Approvvigionamenti: gestione di gare, acquisti, contratti, assicurazioni e utenze;
  • Ufficio Logistica: gestione dei flussi delle scorte, accettazione delle merci in entrata e smistamento; predisposizione dei documenti di spedizione.

La Direzione Pianificazione e Controllo di Gestione coordina l’operatività dei processi e delle procedure amministrativi, garantendo coerenza tra la struttura organizzativa, i flussi di lavoro e i sistemi informativi gestionali; coordina la pianificazione e il reporting. Di questa funzione fanno parte:

  • Ufficio Piani e Controllo: redazione del budget; analisi degli scostamenti rispetto al budget; sviluppo e aggiornamento di codifiche, piani dei centri di responsabilità e di costo;
  • Ufficio Analisi e Reporting: creazione e gestione dei report;
  • Ufficio Applicazioni e Basi Dati: analisi, implementazione e integrazione delle applicazioni informatiche; gestione dei database amministrativi; stesura e aggiornamento dei manuali degli applicativi amministrativi gestionali;
  • Ufficio Processi e Procedure: aggiornamento dei processi organizzativi gestionali; definizione e aggiornamento dei processi, delle procedure e delle istruzioni operative; gestione, manutenzione e aggiornamento del software interno.

L’Ufficio Sistemi informativi e Telecomunicazioni è responsabile di tutta l’infrastruttura ICT (hardware, sicurezza, sistemi operativi, connettività, basi dati) dalla progettazione alla gestione e definisce l’architettura generale e il catalogo dei servizi.

L'Ufficio Contenzioso e Affari Legali gestisce gli affari legali della Fondazione; fornisce assistenza legale nella definizione delle procedure organizzative interne; esamina tutti gli accordi e i contratti; presta consulenza e assistenza legale nei casi di contenzioso; è responsabile della gestione della normativa sulla privacy.

La Segreteria Amministrativa garantisce il supporto segretariale alla struttura amministrativa; coordina la gestione degli automezzi aziendali, cura le pratiche esterne a supporto delle attività amministrative, tecniche e scientifiche.

Ultimo aggiornamento Martedì 15 Ottobre 2013

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